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une reunion efficaceSelon ParticipAction, un organisme à but non lucratif créé en 1971 pour promouvoir l'activité physique, 63% des des travailleurs de bureau au Canada s'inquiéteraient du temps qu’ils passent assis au travail (source : Direction Informatique - été 2016). En France, le Figaro a publié un article en 2014 qui disait qu'un cadre passe en moyenne 16 ans en réunion durant sa carrière professionnelle. Seize ans ! Ça n'est pas rien !

 

Ce qui me frappe le plus dans ces chiffres n'est pas tant le nombre d'heures assis (quoique je sache à quel point ça peut être néfaste pour la santé) que le temps inutilement passé en réunion. Le Hufftingdon Post (également en 2014) annonce qu'un cadre sur 3 se serait déjà assoupi durant ces rencontres. Si on s'endort, j'y vois trois raisons : on est fatigué, on s'ennuie, on perd notre temps. Si on est simplement fatigué, un minimum de professionnalisme jumelé à la pertinence de la rencontre devrait suffire à nous tenir éveillé. Si on s'ennuie, il y a fort à parier que notre présence à cette réunion n'est pas vraiment requise. Finalement si on perd notre temps, c'est peut-être que le « maître de cérémonies » a perdu le contrôle de la rencontre et que ça part dans toutes les directions.

Statista (un portail fournissant des statisques en France), présente les résultats suivants à la question : Quelle est, en moyenne, la durée des réunions auxquelles vous assistez ?

  • 4 % moins de 30 minutes
  • 38 % de 1h à 1h30
  • 15 % de 1h30 à 2h
  • 19 % de 2h à 3h
  • 5 % 3h et plus (heureusement)

Quand on sait que la capacité normale d'un individu à garder son attention est d'environ 15 minutes, ce genre de chiffre paraît aberrant.

Quel est le but d'une réunion ?

Si on décide de convoquer une rencontre entre diverses personnes, c'est qu'il y a quelque chose à partager ou à décider. Bien sûr, il y a le « plaisir » d'être ensemble mais ici, il n'est pas question de faire du « team building », on parle d'une réunion d'affaire.

Si le « quelque chose » à partager comporte trop de points, c'est probablement qu'on a trop attendu pour faire la rencontre. À moins qu'on néglige simplement de transmettre cette information autrement que verbalement. Avec la quantité d'outils à notre portée pour partager de l'information, c'est à se demander si ça vaut toujours la peine d'en parler. Toute information n'est pas importante au point de devoir être systématiquement transmise verbalement. C'est pour ça qu'il existe des tableaux de suivi.

Habituellement, c'est ici qu'on me dit : Oui, mais personne ne les lit. Ce à quoi je réponds : attendez un peu. Êtes-vous en train de me dire que ces gens négligent de lire quelques lignes dans un tableau par manque de temps ou par manque de professionnalisme. Car, entendons-nous bien, si ça relève de leurs responsabilités, ils DOIVENT le lire, que ça leur plaise ou non. Négliger de le faire une fois de temps à autre passe toujours mais si ça devient chronique, c'est de la négligence. Vous avez des scrupules à les sanctionner ? Peut-être est-il temps de vous demander si leur charge de travail est appropriée à un être humain normal ou s'ils sont simplement besoin de suivre une petite formation sur la gestion du temps et des priorités.

Quoi qu'il en soit, tout le monde sera d'accord pour dire qu'une réunion fait perdre bien plus de temps.