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demystifier le cahier des chargesLors d'un appel d'offres, le commanditaire dépose un document appelé cahier des charges qui vise à préciser l'ensemble des obligations administratives, techniques, financières ou autres imposées aux contractants. Il doit également inclure une description des travaux ainsi que les modalités entourant leur exécution.

Dans les projets TI, on parle de cahier des charges fonctionnel (c'est le cahier qui est fonctionnel et non pas les charges ce qui peut paraitre bizarre). Pour faire court et parce nous aimons les acronymes, nous l'appelleront le CdCF.

Ainsi donc, le rôle du CdCF est de définir les besoins du client mais comme il est rédigé par ce dernier, il va de soit que le produit en question n'est pas réellement le produit final. Il s'agit plutôt la représentation de ce que le client veut avoir. C'est très différent ! Par exemple, si je veux avoir une voiture rouge, dans ma tête, elle ressemblera à une Porsche. C'est évidemment un fantasme et je sais que la réalité sera différente mais j'ignore à quel point. C'est le rôle du fournisseur que de faire redescendre sur terre le client.

Les CdCF sont donc les couteaux à double tranchant. D'un côté, si un client prend la peine de formaliser son besoin par écrit de façon aussi détaillée, ça devrait nous simplifier la vie pour faire une offre de service. D'un autre côté, ça imprime durablement dans l'esprit du client cette première idée qu'il se fait de son besoin. Si son idée est juste, ça va. Sinon, il faut déconstruire le mythe et alors, le CdCF peut devenir un boulet.

Les vrais objectifs du CdCF

  • Il doit expliciter le besoin du client au travers de fonctionnalités et de contraintes.
  • Il présente le problème dans son ensemble, précisant le champ du domaine étudié.
  • Il favorise le dialogue entre les différents partenaires.
  • Il facilite le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que les niveaux souhaités ou exigés pour ces critères.

Enfin, il peut s'agir d'un engagement contractuel entre les différentes parties, notamment concernant le respect des niveaux établis pour les critères, s'il est accompagné de clauses juridiques adéquates.

Il devrait contenir les éléments suivants :

  • L'étude d'opportunité
  • L'étude de faisabilité
  • L'analyse fonctionnelle
  • L'analyse des valeurs

Précisons ici que l'analyse fonctionnelle dont il est question n'est pas exactement la même que celle qui sera faite par le fournisseur de service. Le client exprime ses besoins mais ne connait pas la solution finale. C'est elle qui sera définit du côté du fournisseur.

Le CdCF selon le client

Habituellement, les « petits » clients ne produisent pas un tel document. Ils viennent vers vous avec une idée (parfois vague) de ce qu'ils ont besoin. Ils ne savent pas que vous devrez faire en tout ou en partie cette analyse afin de leur proposer la meilleure solution.

Ensuite, il y a les clients "moyens" qui se divisent deux catégories :

  • Ceux qui ont une expertise minimale à l'interne
  • Ceux qui veulent être dans la cours des grands.

Dans les deux cas, le CdCF finit souvent comme le fameux boulet dont nous parlions plus tôt. En fait, il ne s'agit pas de CdCF mais plutôt d'une liste de souhaits plus ou moins détaillée.

Finalement, il y a les « grands » clients qui savent habituellement dans quelle direction aller. Leur CdCF est un chef d'œuvre mais il peut également être complexe et très contraignant. Il sert d'ailleurs parfois à éliminer d'office certaines entreprises dès le départ ou à en favoriser d'autres.

Le CdCF dont vous devez vous méfier

  • Incompréhensible : 30 pages en moyenne et pourtant, une fois lu, on ne sait toujours pas quelle est la commande.
  • Incohérent : Imaginez des copier coller, l'accumulation des demandes des uns et des autres sans synthèse. Vous y trouverez également des mots techniques utilisés bizarrement et des requêtes contradictoires.
  • Inamovible : La phrase qui tue : « Aucune variante n'est autorisée ». Vous voici devant un dilemme épouvantable. Soit vous répondez tel que demandé en sachant pertinemment que c'est impossible quitte à leur expliquer par la suite que ça ne fonctionnera « pas tout à fait comme ça ». Soit vous présentez tout de même une variante réaliste en espérant faire appel à leur gros bon sens.