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apprendre a gerer les ddcLe téléphone sonne et l'un de vos clients est à l'autre bout du fil. En se promenant sur Internet, il a vu un site web qui lui a donné une bonne idée. Il aimerait l'incorporer au projet de refonte de son site en cours et que vous gérez. Il ne vous demande pas combien ça coûterait ni si cela peut retarder l'échéancier mais il est diablement enthousiate à l'idée d'avoir cette fameuse idée à son profit. Il y a un nom pour ce genre de chose : une DDC ou demande de changement.

 

Une DDC n'est pas un simple changement dans un projet. Pour être une DDC, elle doit clairement ne pas faire partie de la portée initiale d'un projet. Dès lors, elle peut être catégorisée de trois façons :

  • Portée mal définie au départ et donc difficile à refuser. Elle sera quand même traitée comme une DDC pour évaluer son impact mais elle devra être prise en charge à même le temps et le budget initial.
  • Portée bien définie mais oublis flagrant. Elle sera suivi comme une DDC et les coûts qui en résultent doivent être discutés. Si la faute vous revient, vous devez absorber le tout. Sinon, le client doit faire sa part.
  • Les « tant qu'à y être ». Doivent être traités comme tel i.e. comme une DDC à part entière. Le client doit entièrement assumer les frais et doit accepter les conditions de réalisation.

Les DDE (Demandes D'Échange)

La gestion des DDC est souvent délicate en ce sens que personne ne veut vraiment céder du terrain. Le client ne veut pas payer. Il ne souhaite pas d'avantage repousser la date de lancement. Et vous ? Vous voulez sauver les meubles sans perdre le client. Peut-être est-ce le temps de négocier.

Comme le cercle qui ne peut entrer à l'intérieur du carré, il faut savoir admettre ses limites mais devant le client, il faut également présenter une alternative intéressante : en échange de la DDC, est-ce que le client accepterait de retirer autre chose sur une base temporaire ou non afin de sécuriser la date de livraison par exemple. Mieux vous connaissez votre client, meilleure sera votre proposition et plus elle aura de chance d'être acceptée.

Les défis posés par les DDC

Une DDC aura nécessairement un impact sur les trois grandes contraintes de la gestion de projets : coût, qualité, temps.

ATTENTION : le fait d'absorber financièrement les coûts d'une DDC parce que vous avez mal fait votre travail au départ ne vous dispense pas d'honorer les deux autres (temps, qualité). Votre premier atout sera votre contingence. Peut-être que ça sera suffisant pour vous sauver la vie mais peut-être pas.

Votre client ne veut rien entendre ? Soyez clair ! Le temps ne s'étire pas… à moins de rogner sur la qualité. C'est un risque à courir mais personne ne peut nier que c'est une question de gros bon sens. S'il est d'accord, exigez un écrit.

Documenter une DDC

Pour qu'une DDC ne devienne pas elle-même source d'une nouvelle DDC, il faut la documenter correctement. À plus forte raison si on a pas fait nos devoirs la première fois. On doit donc évaluer :

  • La portée;
  • Les coûts;
  • Le temps nécessaire;
  • Les impacts liés à l'ajout dans le projet.

Une DDC doit être traitée comme un (mini) projet et doit donc recevoir l'absolution du client avant de commencer à y travailler. Ce dernier doit être conscient des impacts de l'ajout de cette DDC au calendrier du projet et au budget si c'est le cas. En tout temps, une signature est requise.

En fait, le plus dur avec les DDC est l'acceptation : la vôtre ou celle de votre client. Accepter ses tords n'est pas chose facile et perdre un client ou partir sur de mauvaises bases avec lui guère tentant. Nous sommes donc souvent tentés de sourire et d'accepter sans autre forme de négociation. On s'en mord les doigts seulement si le téléphone sonne à nouveau.